The High Cost of a Heavy Workload — Know the Risks of Your Work Environment

Authors: Klaara Lähteenoja and Johanna Haltia-Tapio

Please read the translation in English at the end of the article.

Työntekijän kuormittumisen kallis hinta – tiedosta työympäristösi riskit

Lähes joka kolmas työntekijä painii liian kireiden aikataulujen kanssa päivittäin ja 38 prosenttia viikoittain. Näiden lisäksi 13 prosenttia kertoo tahdin kiristyvän kuukausittain ja 19 prosenttia satunnaisesti. Jäljelle jää ainoastaan kaksi työntekijää sadasta, jotka saavat työskennellä ilman kiireen painetta (Työolobarometri 2022, s. 43). Työterveyslaitoksen tämän vuoden tutkimus työoloista palvelualoilla osoittaa kiireen tunteen lisääntyneen edelleen. Kuka kantaa vastuun yleistyneestä liian kireästä työtahdista?

Työolobarometrin mukaan etätyötä tekevien palkansaajien osuus nousi 40 prosenttiin vuonna 2022 vuoden 2018 22 prosentista. Laajasti lisääntynyt etätyö helpottaa yhden työntekijän vapaa-ajan ja työn yhdistämistä kun taas toisen työntekijän henkinen kuormitus ilman fyysisesti paikalla olevaa työyhteisöä muodostuu terveyttä vaarantavaksi. Kuka huolehtii etätyöläisestä?

Kelan tilaston mukaan mielenterveyssyiden aiheuttamien sairauspoissaolojen määrä on kasvanut jyrkästi, jopa 60 prosenttia viimeisten viiden vuoden aikana erityisesti nuorten ja varhaiskeski-ikäisten naisten keskuudessa. Mitään yksittäistä kasvuun johtanutta tekijää ei voida nimetä, mutta esimerkiksi työelämän kognitiivisten vaatimusten lisääntyminen, työn ja vapaa-ajan rajojen hälventyminen ja työn pirstaloituminen ovat omalta osaltaan vaikuttaneet työn haitallisen kuormituksen määrän lisääntymiseen.

Työelämän muutosten ja etätyön lisääntymisen seurauksena monilla työntekijöillä on enenevässä määrin mahdollisuus vaikuttaa omiin työaikoihinsa ja –tapoihinsa ja siten työntekijöiden vastuu itsensä johtamisesta on kasvanut. Tästä huolimatta vastuun työn sisältöön ja järjestelyihin sekä työyhteisön sosiaaliseen toimivuuteen liittyvistä tekijöistä, jotka voivat aiheuttaa työntekijälle haitallista kuormitusta, kantaa työturvallisuuslain nojalla lopulta työnantaja.

Mitä tarkoitetaan psykososiaalisilla kuormitustekijöillä?

Työturvallisuus merkitsee sitä, että fyysiset, psyykkiset ja sosiaaliset työolosuhteet työpaikalla ovat kunnossa. Psykososiaaliset kuormitustekijät ovat työn sisältöön ja järjestelyihin sekä työyhteisön sosiaaliseen toimivuuteen liittyviä tekijöitä, jotka voivat aiheuttaa työntekijälle haitallista kuormitusta. Sopiva kuormitus työpaikalla edistää työntekijöiden terveyttä ja työkykyä, mutta haitalliseksi se muuttuu tilanteessa, jossa kuormitustekijöitä on hallittu puutteellisesti, ne esiintyvät epäsuotuisissa olosuhteissa tai ne on mitoitettu väärin. Haitallinen kuormitus muodostuu siitä ristiriidasta, mikä vallitsee työntekijän voimavarojen ja niihin nähden väärän suuruisten vaatimusten välillä. Kuormitustekijät voidaan jakaa karkeasti kolmeen kategoriaan:

1) Työn järjestelyihin liittyvät kuormitustekijät, kuten liiallinen tai liian vähäinen työmäärä, jatkuva aikataulupaine ja epäselvät tehtävänkuvat.

2) Työn sosiaaliseen toimivuuteen liittyvät kuormitustekijät, kuten sosiaalinen tai fyysinen eristäminen, toimimaton yhteistyö, esihenkilön puutteellinen tuki, huono tiedonkulku tai syrjintä.

3) Työn sisältöön liittyvät kuormitustekijät, kuten työn yksitoikkoisuus, työn sirpaleisuus, liiallinen tietomäärä, kohtuuton vastuu tai jatkuvat vaikeat vuorovaikutustilanteet.

Miten työnantajan tulee toimia työntekijän haitallisen kuormituksen välttämiseksi?

Työpaikoilla saattaa jäädä huomaamatta, että työn turvallisuuteen ja terveyteen sekä vaarojen arviointiin liittyvät asiat tulee käsitellä yhteistoimintalain mukaisesti niissä yrityksissä, joissa työntekijöitä on enemmän kuin 20. Myös pienemmissä yrityksissä tietoa työn turvallisuuteen ja terveyteen sekä vaarojen arviointiin liittyvistä asioista tulee jakaa työntekijöille heidän määrästään riippumatta.

Laki ei kuitenkaan edellytä tietynlaista toimintamallia vaarojen arvioinnin osalta, vaan käytännön menettelytavat työpaikoilla on jätetty työnantajan harkintavaltaan. Työnantajan tulee ryhtyä käytettävissä olevin keinoin toimiin kuormitustekijöiden selvittämiseksi ja kuormituksen vähentämiseksi välittömästi, mikäli työntekijän todetaan kuormittuvan työssään haitallisesti. Tällaisia keinoja ovat esimerkiksi kehityskeskustelut, henkilöstökyselyt ja turvallisten työtapojen valvominen arkityössä. Lisäksi tarvitaan toimivaa ja sujuvaa yhteistyötä esihenkilöiden, työsuojelutoimikunnan, henkilöstön, työterveyshuollon ja työntekijöiden välillä. Tieto työntekijän haitallisesta kuormittumisesta voidaan saada joko työntekijältä itseltään tai esihenkilön havaintojen perusteella. Yksinkertaisimmin ensimmäiset merkit kuormittumisesta voidaan havaita ajoissa esihenkilön taholta pitämällä säännöllisesti työarjessa yhteyttä työntekijään, jopa korostetusti niissä tilanteissa, joissa työntekijä työskentelee suurelta osin kotitoimistolla ja fyysisiä kohtaamisia on vähän.

Ensisijaisesti kuormitusepäily tulee käsitellä työntekijän ja tämän esihenkilön välillä. Mikäli kuormituksen arvioinnissa tarvitaan asiantuntijan apua, työnantajan tulee kääntyä työterveyshuollon puoleen. Jos haitallista kuormitusta todetaan, työnantajan on selvitettävä kuormittumisen syyt ja vähennettävä niitä. Laki ei edellytä selvityksen ja arvioinnin tekemistä kirjallisesti, mutta selvityksen tulee olla todennettavissa. Näin ollen se on suositeltavaa laatia vähintään sähköisessä muodossa.

Kuormitustekijöistä riippuen niitä voidaan yrittää vähentää tai poistaa erilaisin tavoin, kuten joustavilla työaikajärjestelyillä, työn tauottamisella, koulutuksen järjestämisellä, työpaikan ilmapiiriin panostamisella sekä sen varmistamisella, että työntekijät eivät jää yksin haastavissa tilanteissa. Kaikkia kuormitustekijöitä ei voida poistaa, mutta työnantajan tulee tarjota työntekijöille keinoja hallita kuormitustekijöitä esimerkiksi riittävän tuen avulla, kuten varhaisen tuen toimintamalleilla. Ensisijaisena tavoitteena tulee olla se, että työntekijä pystyy jatkamaan entisessä työssään.

Työnantajan tulee järjestää esihenkilöille riittävä perehdytys, jotta he pystyvät ajoissa havaitsemaan työntekijöiden haitallisen kuormittumisen hälytysmerkit, kuten lisääntyneet sairauslomat, jatkuvasti pitkittyvät työpäivät, työsuorituksen tai työn laadun heikkeneminen, työntekijästä saatu negatiivinen palaute ja työntekijän käyttäytymisen muutokset. Esihenkilöllä on ratkaiseva rooli työntekijöiden uupumisen ehkäisemisessä.

Kun kuormitustekijät on tunnistettu, niiden terveydellinen merkitys arvioitu ja riskien vähentämiseen tähtäävät toimet on toteutettu, jää työnantajan vastuulle sen seuranta, miten suunnitelmien toteutus on onnistunut, voisiko käyttöönotettuja toimintatapoja hyödyntää työpaikalla laajemminkin ja millaiset toimenpiteet toimivat kyseisellä työpaikalla parhaiten.

Mitä jos työnantaja ei puutu työntekijän haitalliseen kuormittumiseen?

Laissa ei ole tarkemmin määritelty sitä, millaista menettelyä työnantajan puolelta voidaan pitää haitallisen kuormituksen vastaisena tekona. Tuomioistuimen mukaan sen arvioiminen, onko kyse tällaisesta menettelystä, tulee tapausten olosuhteiden perusteella arvioitavaksi. Oikeuskäytännön perusteella työnantajan on selvitettävä ja arvioitava työn haitta- ja vaaratekijät sisältäen myös työn psykososiaaliset kuormitustekijät, kuten työaikajärjestelyihin, työn määrään ja työyhteisön sosiaaliseen toimivuuteen liittyvät tekijät, jotka voivat aiheuttaa työntekijöille haitallista työkuormitusta ja ryhtyä näiden perusteella tarvittaviin toimenpiteisiin. Mikäli selvitystä ei ole tehty tai se ei ole todennettavissa, työnantajan voidaan katsoa syyllistyneen työturvallisuusrikokseen (Helsingin käräjäoikeus 2.9.2021, asianumero R 20/7561). Mielenkiintoista on, että oikeuskäytännössä liian suuren työmäärän lisäksi käräjäoikeus on arvioinut myös työtehtävien lähes totaalisen antamatta jättämisen työntekijän lainvastaiseksi painostukseksi ja siten terveydelle haitalliseksi kuormitukseksi.  

Valtaosassa työsuojelutarkastuksia huomautettavaa löytyi psykososiaalisen kuormituksen huolehtimisen osalta

Työturvallisuuslain noudattamista valvoo Aluehallintovirasto, jonka työsuojeluvalvontayksikkö onkin valinnut työn psykososiaalisen kuormittavuuden yhdeksi kolmesta 2020-luvun fokusalueistaan.

Haitalliset kuormitustekijät saattavat tulla ilmi Aluehallintoviraston työsuojelutarkastuksessa, jossa annetaan ohjeita ja neuvoja, kuten työtehtävien priorisointia. Lisäksi tarkastuksessa tarvittaessa valvotaan, että työnantaja todella ryhtyy konkreettisiin toimenpiteisiin kuormitustekijöiden selvittämiseksi ja vaaran välttämiseksi. Huomionarvoista on, että vuonna 2022 huomautettavaa löytyi kahdessa kolmasosassa tapauksista (Helsingin Sanomat 3.3.2023). Usein näissä tilanteissa töiden jako ja työnkuvat olivat jääneet epäselviksi organisaatiouudistuksen jäljiltä.

Mikäli tarkastuksessa ilmenee työsuojelullisia epäkohtia, joita ei kehotuksesta huolimatta korjata, asia etenee työsuojeluviranomaisen käsiteltäväksi ja johtaa mahdollisesti jatkotoimenpiteisiin, joita voivat olla työnantajayhteisölle negatiivisen julkisuuden lisäksi yhteisösakkorangaistus ja esihenkilölle sakkorangaistus tai enintään vuoden vankeusrangaistus.

Työnantajan työturvallisuusvelvoitteet tarkennusten ja ajankohtaisen keskustelun kohteena

Kesäkuussa astuu voimaan työturvallisuuslain päivitys, joka sisältää erillisen maininnan myös psykososiaalisesta kuormituksesta. Muutoksella tarkennetaan työnantajan työturvallisuusvelvoitteita. Lain tavoitteena on edistää ehkäistä työkyvyttömyyttä ja parantaa työntekijöiden mahdollisuuksia työskennellä pidempään työkykyisenä.

Lainmuutoksen mukaan työnantajan on otettava huomioon, että työntekijän henkilökohtaiset edellytykset voivat vaatia yleisesti vaikuttavien työsuojelutoimenpiteiden lisäksi yksilöllisiä työsuojelutoimenpiteitä. Työnantajan tulee jatkuvasti tarkkailla työympäristön, työolosuhteiden ja turvallisten työtapojen lisäksi myös työntekijöiden turvallisuutta ja terveyttä työssä, sillä tarkkailun avulla työnantajalla on mahdollisuus havaita tarve toteuttaa yksilöllisiä työsuojelutoimenpiteitä ajoissa. Työn vaarojen arvioinnissa huomioon otettavaksi seikaksi lisätään ikääntyminen, jotta työnantaja voisi toteuttaa vanhempien työntekijöiden turvallisuuden ja terveyden edellyttämiä työolosuhteiden parantamiseksi tarvittavia toimenpiteitä.

Haitallisen kuormituksen ehkäisy on ollut myös politiikassa ajankohtaisena teemana. Kuluvan kevään aikana puolueet ovat esittäneet useita ehdotuksiaan kuormituksen ehkäisemiseksi sisältäen muun muassa ehdotuksen nelipäiväisestä työviikosta, lainmuutoksesta, joka kieltäisi työnantajia ottamasta työntekijöihin yhteyttä työajan ulkopuolella, työterveyshuollon kehittämisen sekä työturvallisuuslain kiristämisen.  Mallia näihin on otettu muista maista, joissa vastaavia lainmuutoksia on jo toteutettu.  

Keskustelu ja konkreettiset tarkennukset työnantajan velvoitteiden selkeyttämisestä psykososiaalisen kuormituksen ennaltaehkäisyssä ja hoitamisessa on enemmän kuin tervetullutta työturvallisuuslain aiemman yleistason maininnan sijaan. Vaikka työnantajalla on nytkin ollut velvollisuus toimia niin, että fyysisten vaaratekijöiden lisäksi henkisetkään tekijät eivät aiheuta vaaraa työntekijöiden terveydelle, aihe on aiemmin jäänyt turhan vähälle huomiolle, mikä ilmenee työsuojelutarkastuksissa ja työntekijöiden sairauspoissaolojen määrässä. Etenkin yksityiskohtaisemmat ohjeet haitallisen kuormituksen ennaltaehkäiseviin toimiin olisivat nyt kriittiset niin työnantajalle kuin kansantaloudellekin aiheutuvien ylimääräisten kustannusten sekä työntekijöiden uupumisen välttämiseksi.

Silloin kun tilanteeseen päästään puuttumaan varhain, ongelmat ovat vielä pieniä ja ratkaisut niihin löytyvät helpoiten. Selkeiden, toimivien käytäntöjen ja varhaisen puuttumisen avulla pystytään ennaltaehkäisemään sairauslomiin johtavia kuormitustapauksia ja tätä kautta vaikuttamaan yrityksen toiminnan keskeytymättömään jatkumiseen ja sen arvokkaimpien resurssien – hyvinvoivien työntekijöiden - säilyttämiseen. 

Hannes Snellmanin työoikeustiimimme järjestää 16.5 työturvallisuutta koskevan seminaarin, jossa perehdymme syvällisemmin työturvallisuuden eri osa-alueisiin ja ongelmakohtiin.

Työoikeustiimimme avustaa kaikissa työoikeudellisissa kysymyksissä, mukaan lukien yleinen ja transaktioihin liittyvä työoikeudellinen neuvonanto, sopimusasiat, työoikeudelliset riita-asiat sekä työsuojeluun liittyvät toimet sekä tarvittava dokumentaatio. Tarjoamme jatkuvaa käytännön tukea asiakkaillemme niin kotimaassa kuin ulkomailla. Mikäli teillä on työoikeuteen liittyviä kysymyksiä, ottakaa yhteyttä tiimiimme.

The High Cost of a Heavy Workload — Know the Risks of Your Work Environment

Nearly every third employee wrestles with overly tight schedules on a daily basis and 38 per cent on a weekly basis. An additional 13 per cent report a monthly increase in work pace and 19 per cent an occasional increase. Consequently, just two employees out of a hundred are able to work without the pressure of haste (Working Life Barometer 2022, p. 43). A study concluded this year by the Finnish Institute of Occupational Health on working conditions in service industries found that the feeling of urgency has increased further. Who bears responsibility for the excessively tense pace of work that has become so common?

According to the Working Life Barometer, the share of employees working remotely rose to 40 per cent in 2022 from 22 per cent in 2018. For some employees, the widespread increase in remote work makes it easier to combine free time and work, while for some employees, it may cause health risks due to the mental load without a physically present and supportive work community. Who takes care of the remote workers?

According to Kela’s statistics, the number of illness absences due to mental health reasons has increased sharply, by as much as 60 per cent over the past five years, especially among young and early-middle-aged women. No single factor leading to this growth can be identified, but, for example, an increase in the cognitive demands of working life, the blurring of the boundaries between work and free time, and the fragmentation of work have contributed to increasingly heavy workloads.

As a result of changes in working life and increased remote work, many employees are able to influence their own working hours and habits more than ever, also increasing the responsibility for self-management. Despite this, under the Occupational Safety and Health Act, the responsibility for the arrangement of work and the social functioning of the work community is ultimately borne by employers.

What Are Psychosocial Workload Factors at Work?

Occupational safety means that physical, mental, and social working conditions at the workplace are in order. Psychosocial workload factors relate to the content and arrangement of work and the social functionality of the work community that may cause a mental load that is harmful to employees. A suitable workload promotes the health and work capacity of employees, but it becomes harmful in a situation where stress factors are inadequately controlled, occur under unfavourable conditions, or are incorrectly distributed. A heavy workload consists of the discrepancy between the resources of an employee and demands that are disproportionate to them. Psychosocial factors can be roughly divided into three categories:

1) Psychosocial factors related to the arrangement of work, such as excessive or insufficient workload, continuous scheduling pressure, and unclear job descriptions.

2) Psychosocial factors related to the social functioning of the work, such as social or physical isolation, dysfunctional teamwork, lack of support from the supervisor, poor information flow, or discrimination.  

3) Psychosocial factors related to the content of the work, such as monotonous tasks, fragmented work, excessive amounts of information, unreasonable amounts of responsibility, or recurring difficult social situations.

How Should Employers Act to Avoid a Harmful Burden on Employees?

It may sometimes go unnoticed that matters related to occupational safety and health and risk assessment must be handled in accordance with the Act on Co-operation within Undertakings in companies with more than 20 employees. Even in smaller companies, information on issues related to occupational safety and health and risk assessment should be discussed with employees, regardless of their number.

However, the law does not require a specific approach to risk assessment, but practical procedures at workplaces are left at the discretion of employers. Employers must use the available means to take measures to find out the workload factors and reduce the load immediately if it is found that an employee has an excessive workload. Such means include, for example, performance appraisals, personnel surveys, and monitoring safe working methods in everyday work. In addition, there is a need for effective and smooth cooperation between supervisors, occupational safety and health committees, personnel, occupational health care, and employees. Information about an employee's workload can be obtained either from the employee themself or from their supervisor's observations. In the simplest way, the first signs of harmful stress can be detected early enough by a supervisor by maintaining regular contact with employees in everyday work, even more so in situations where an employee mainly works from home and physical encounters are scarce.

Primarily, suspicions of an overly heavy workload must be handled between the employee and their supervisor. If the assessment of the workload requires the help of an expert, the employer must contact the occupational health services. If the burden is found to be harmful, the employer must identify the causes of stress and reduce them. The law does not require the report and assessment to be made in writing, but they must be verifiable. Accordingly, it is recommended to prepare the report at least electronically.

Depending on the stress factors involved, attempts can be made to reduce or eliminate them in various ways, such as flexible working time arrangements, breaks, training arrangements, investment in the workplace atmosphere, and ensuring that employees are not left alone in challenging situations. Not all stress factors can be eliminated, but employers should provide employees with the means to manage them, for example through adequate support, such as operational models of early support. The primary goal must be to enable the employee to continue in their current job.

Employers must provide managers adequate orientation, so that they are able to detect the first signs of harmful stress in employees in time, such as increased amount of sick leave, constantly prolonged working days, deterioration in work performance or quality of work, negative feedback received regarding an employee, and changes in an employee's behaviour. Managers play a crucial role in preventing employees’ burnout.

Once the stress factors have been identified, their significance to the employee’s health has been assessed, and the measures aimed at reducing the risks have been implemented, it is the employer's responsibility to monitor how successful the implementation of the plans has been, see whether the implemented practices could be utilised more widely at the workplace, and assess what kind of measures work best at the workplace in question.   

What if an Employer Fails to Intervene with an Employee’s Heavy Workload?

The act does not specify in more detail what kind of conduct on an employer’s part can be considered an act against an excessive workload. Pursuant to court practice, the assessment of whether such act does occur is a matter of assessment in the light of the circumstances of the case in question. Based on case law, an employer must identify and assess the disadvantages and hazards of work, including the psychosocial stress factors, such as factors related to working time arrangements, the amount of work, and the social functioning of the work community that may cause a workload that is harmful to workers, and take the necessary measures based thereon. If a review has not been conducted or if it is not verifiable, the employer may be found guilty of an occupational safety offence (District Court of Helsinki, 2 September 2021, case number R 20/7561). Interestingly, in addition to an excessive workload, the District Court has also found that assigning few or no work tasks constitutes unlawful pressure on an employee and thus a hazard to the employee’s health.

Majority of Labour Inspections Found Defects Pertaining to the Handling of Psychosocial Workload Factors

Compliance with the Occupational Safety and Health Act is supervised by the Regional State Administrative Agency, whose occupational safety and health monitoring unit has chosen psychosocial workload factors as one of its three focus areas in the 2020s.

Harmful stress factors may be revealed in a work safety inspection conducted by the Regional Administration Office, where instructions and advice are given, such as prioritising work tasks. In addition, if necessary, the inspection oversees that the employer actually takes concrete measures to identify the load factors and avoid hazards. It is worth noting that in 2022, harmful stress factors were found in two thirds of the cases (Helsingin Sanomat, 3 March 2023). In these situations, the division of work and job descriptions had often remained unclear after an organisational reform.

If the inspection reveals occupational safety and health deficiencies that are not corrected despite being instructed to do so, the matter will proceed to the occupational safety and health authority and possibly lead to further measures, which may include, in addition to negative publicity for the employer organisation, a corporate fine and a fine or imprisonment of up to one year for the supervisor.

Employers’ Occupational Safety Obligations Subject to Refinement and Topical Discussion

An amendment to the Occupational Safety and Health Act will enter into force in June which also contains a separate reference to psychosocial workload factors. The amendment specifies employers’ occupational safety obligations. The aim of the act is to promote the prevention of incapacity for work and to improve the chances of workers being able to work longer.

Pursuant to the amendment, employers must take into account that employees’ personal circumstances may require individual health and safety measures, in addition to general occupational health and safety measures. Employers must constantly monitor not only the working environment, working conditions, and safe working practices but also the safety and health of individuals at work, since this monitoring enables employers to detect the need to implement individual health and safety measures in a timely manner. Ageing is added as a factor to be taken into account when assessing the risks of work so that employers can take the necessary measures to improve working conditions for the safety and health of older workers.

The prevention of excessive workloads has also been a topical theme in politics. During the spring, many Finnish parties have presented a number of proposals to prevent heavy workloads, including a proposal for a four-day working week, a legislative amendment that would prohibit employers from contacting employees outside working hours, the development of occupational health care, and making the Occupational Safety and Health Act stricter. These proposals have been heavily influenced by other countries where similar legislative changes have already been implemented.

The discussion and concrete clarifications on the obligations of employers in the prevention and treatment of psychosocial workload factors are more than welcome instead of the previous general-level mention of the Occupational Safety and Health Act. Although employers have previously also had a duty to ensure that, in addition to physical hazards, mental factors do not cause a risk to the health of employees, the subject has in the past been given too little attention, as reflected in labour inspections and the number of employees' absences due to illness. In particular, more detailed guidelines for preventive measures against harmful burdens would now be critical in order to avoid additional costs for employers and the national economy and to prevent employees from burning out.

When the situation is addressed in a timely manner, the problems are still small and solutions to them are the easiest to find. With the help of clear, effective practices and early intervention, it is possible to prevent cases of stress leading to sick leave and thereby ensure the uninterrupted continuation of the company's operations and the preservation of its most valuable resource — healthy employees.

Hannes Snellman’s Employment Team will be organising a seminar on occupational safety on 16 May, where we will be delving more deeply into the various aspects and problems of occupational safety.

Our Employment Team is happy to assist you with any and all issues relating to employment law, including general and transactional employment advice, contract matters, labour law litigation, occupational safety and health activities, and necessary documentation. We offer continuous practical support to our clients both in Finland and abroad. If you have any questions relating to employment law, please do not hesitate to contact our team.