What Every Company Should Know About Official Proceedings Related to Securities Markets (Available in Finnish)

Authors: Anders Bygglin, Minja Jantunen, Antti Kuha, Minna Mäenpää, and Maija Päivinen

Miten arvopaperimarkkinaliitännäiset viranomaismenettelyt etenevät, ja kuinka niihin voi varautua?

Viranomaisen selvityspyyntö, esitutkinta, syyteharkinta ja oikeudenkäynti – prosesseja, jotka jokainen arvopaperimarkkinoilla toimiva yhtiö ja sen johto haluavat välttää. Arvopaperimarkkinaliitännäiset viranomaismenettelyt ovat usein pitkäkestoisia ja aiheuttavat yhtiössä pitkittynyttä epävarmuutta, paljon työtä, ylimääräisiä kustannuksia sekä riskin seuraamuksista ja negatiivisesta julkisuudesta. Viranomaistutkinnan kohteina oleville yksityishenkilöille prosessi voi olla erityisen kuormittava.

Finanssivalvonta voi määrätä arvopaperimarkkinalainsäädäntöä rikkoneelle yhtiölle hallinnollisen seuraamuksen – rikemaksun, julkisen varoituksen tai seuraamusmaksun. Jos arvopaperimarkkinalainsäädännön vastainen toiminta, esimerkiksi tiedottamisvelvollisuuden laiminlyöminen, täyttää jopa rikoksen tunnusmerkistön, voidaan yhtiön johto tai muu sisäpiiri tuomita sakko- tai vankeusrangaistukseen. Tällöin myös yhtiölle voidaan oikeushenkilön rangaistusvastuun täyttyessä tuomita maksettavaksi 850–850.000 euron suuruinen yhteisösakko.

Jos arvopaperin liikkeeseenlaskija ja sen sisäpiiriläiset joutuvat viranomaismenettelyn kohteeksi, on menettelyn syiden ja tavoitteiden ymmärtäminen keskeistä, jotta viranomaisten selvityspyyntöihin ja tutkintaan voidaan reagoida tarkoituksenmukaisesti. Yhtiön ja sen sisäpiiriläisten etu on yhtiön toiminnan järjestäminen niin, että päätöksenteko- ja dokumentointiprosessit ovat huolellisia, markkinoiden väärinkäyttöasetuksen (MAR) noudattamisesta varmistutaan ja viranomaisen selvityspyyntöihin ja muihin prosessin eri vaiheisiin kyetään vastaamaan asianmukaisella laajuudella ja yksityiskohtaisuudella. Näin yhtiöllä ja sisäpiiriläisillä on parhaat mahdollisuudet estää prosessin eskaloituminen. Pitkään jatkuvat ja kuormittavat prosessit muodostuvat asianosaisille usein käytännössä vaikutuksiltaan kaikkein suurimmaksi seuraukseksi tilanteesta.

Miten viranomaisprosessit käynnistyvät ja etenevät?

Arvopaperimarkkinarikoksia koskevat viranomaisprosessit lähtevät usein liikkeelle pörssin tai Finanssivalvonnan suorittaman pörssitiedotteiden, yhtiöiden ajankohtaisten tapahtumien ja kattavan kaupankäynnin seurannan kautta. Havaittuaan epäilyttävää kaupankäyntiä tai viranomaisen alustavan arvion mukaan mahdollisesti puutteellista, väärin ajoitettua tai muutoin tavanomaisesta poikkeavaa tiedottamista Finanssivalvonta tekee asiasta yhtiölle selvityspyynnön.

Selvityspyynnöt voivat vaihdella epämuodollisista ja yleisluontoisista tiedusteluista hyvin yksityiskohtaisiin kysymyslistoihin, joihin vastaamiseksi yhtiö voi joutua antamaan laajojakin selvityksiä. Sisäpiiritiedon mahdollisen väärinkäytön osalta selvityspyyntö voi koskea esimerkiksi sisäpiirilistoja ja sitä, milloin tietyt henkilöt ovat saaneet sisäpiiritietoa haltuunsa. Tiedottamiseen liittyvien kysymysten osalta selvityspyynnöt voivat koskea esimerkiksi listayhtiön toimintaan liittyviä tapahtumia, olosuhteita ja sisäistä päätöksentekoa sekä yhtiön valitseman tiedottamista tai sisäpiirihankkeen perustamista koskevan ratkaisun perusteita. Viranomaisen yhteydenotot on syytä ottaa vakavasti ja niihin tulee vastata huolellisesti, jotta yhtiö välttyy selvitysprosessin pitkittymiseltä ja erityisesti siltä, että viranomainen päätyy selvityksen perusteella määräämään hallinnollisia seuraamuksia tai tekemään tutkintapyynnön poliisille.

Jos viranomainen oman selvityksensä jälkeen katsoo, että yhtiön johdon tai työntekijöiden toiminnassa on syytä epäillä rikosta, se tekee tutkintapyynnön poliisille. Poliisin on esitutkintalain mukaan käynnistettävä esitutkinta aina, kun sille tehdyn ilmoituksen perusteella tai muuten on syytä epäillä, että rikos on tehty. Tämä ns. syytä epäillä -kynnys on varsin matalalla ja ylittyy helposti erityisesti silloin, kun kyseessä on toiselta viranomaiselta tuleva tutkintapyyntö.

Esitutkinnan jälkeen syyttäjä suorittaa asiassa syyteharkinnan. Syyte on nostettava, jos syyttäjä arvioi, että epäillyt ovat vähintäänkin todennäköisesti syyllistyneet rikokseen, eli teoreettisesti ajatellen syyllisyyden todennäköisyyden tulee olla yli 50 %. Käytännön harkinnassa tällainen matemaattinen todennäköisyyslaskenta on tietenkin mahdotonta, ja syytekynnyksen ylittyminen perustuu kunkin syyttäjän itsenäiseen arvioon näytön riittävyydestä ja tunnusmerkistön täyttävien olosuhteiden käsillä olosta.

Vaikka syytekynnys on huomattavasti korkeampi kuin poliisin tutkintakynnys, sekin voi tuntua verrattain alhaiselta, kun huomioidaan rikosprosessin suuri kuormittava vaikutus sen kohteena oleville tahoille. Poliisi ja syyttäjä tekevät päätöksensä virkavastuullaan ja virkavelvollisuuksistaan johtuen. Ne ovat velvollisia etenemään prosessissa siitäkin huolimatta, että asiaan voi liittyä useita epäselviä ja tulkinnallisia kysymyksiä. Vasta syyllisyyden toteamiseen tuomioistuimessa vaaditaan näyttö, jonka perusteella tuomioistuin voi päätyä siihen johtopäätökseen, ettei mikään muu kuin rikoksen tunnusmerkistön täyttävä menettely ole uskottava vaihtoehto tapahtumille.

Miten viranomaistutkintaan voi varautua?

Viranomaistutkinnat tulevat yhtiölle ilman etukäteisvaroitusta. Selvityksiin ja tutkintoihin tulee aina reagoida nopeasti ja huolellisesti. Jotta viranomaisen selvityspyyntöön kyetään vastaamaan tehokkaasti ja asianmukaisesti, yhtiön on tärkeää huolehtia mm. kaiken päätöksenteon ja viestinnän järjestelmällisyydestä ja dokumentoinnista sekä asiakirjojen hyvästä hallinnoinnista. Näin selvityspyyntöön vastaamiseen tarvittavat tiedot löytyvät varmasti ja nopeasti. Kun selvityspyyntöihin vastataan alusta alkaen kattavasti ja huolellisesti perustellen, viranomaisen tarve lisäselvityksiin tai jatkoprosesseihin pienenee huomattavasti.

Yhtiön on tärkeää luoda organisaation kattava suunnitelma esimerkiksi siitä, miten päätöksentekoon liittyviä asiakirjoja hallinnoidaan. Asiakirjojen hallinnointiperiaatteiden tulee olla selkeitä ja hyvin sisäistettyjä, jolloin niistä on todellisuudessa hyötyä, sillä vaikeasti noudatettavat tai keskeneräiset ohjeet unohtuvat nopeasti kiireen keskellä. Riittävien taustaselvitysten tekeminen ja niiden yhdistäminen tehtyihin päätöksiin helpottavat mahdollista myöhempää aiheeseen palaamista. Tällöin asiaan liittyvien tosiseikkojen sekä niiden tulkinnan jälkikäteinen muistaminen, ymmärtäminen ja selvittäminen ulkopuoliselle taholle on helpompaa. Kokonaiskuvan luomista jälkikäteen voi vaikeuttaa myös viestinnän pirstaloituminen useaan eri viestintäkanavaan, jolloin viestien sisältöä voi olla vaikea ymmärtää ilman kontekstia ja tapahtumien kulun kokoaminen niiden perusteella on aikaa vievää ja monesti epätarkkaakin.

Eri prosessivaiheiden dokumentoinnin tulee olla osa yhtiön normaaleja toimintatapoja. Päätöksiä tehtäessä on tärkeää, että päätöksen sisällöstä keskustellaan tarpeeksi yksityiskohtaisesti ja että keskeiset päätösehdotukset on laadittu etukäteen kirjallisesti, jotta voidaan varmistua siitä, että päätöksentekijät jakavat saman tilannekuvan. Päätösten ja niiden perusteiden huolellinen kirjaaminen tukee näin harkittujen ja oikea-aikaisten päätöksien tekemistä. Lisäksi päätöksen kontekstia voi olla hyödyllistä avata esimerkiksi hallitusmateriaaliin sisältyviin päätöksen kannalta keskeisimpiin perusteisiin viittaamalla. Silloinkin, kun päätöksen olosuhteet ovat sen tekijöille itselleen hyvin selkeät, perusteiden avaaminen on tärkeää sen varalle, että päätöksiin voi olla myöhemmin tarve palata esimerkiksi päätöksen tehneen toimielimen kokoonpanon muuttumisen jälkeen.